Rechnungen & Belege

Eingang

Eine eingehende Rechnung kommt als Datei: als E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung und andere CII/UBL-Formate) oder als Scan.

• Aus einer E-Rechnung liest FoxKI alles: Kopfbeträge, Positionen, Steueraufteilung.
• Aus einem Scan liest die Texterkennung, was sich sicher lesen lässt — Beträge, Datum, Nummer, Steuersätze.

Was FoxKI hier nicht tut

Aus reinem Scan-Text werden keine Positionen erfunden. Eine Steuerzeile hat eine wiedererkennbare Form; eine Positionstabelle in OCR-Text ist Leerraum und Raterei. Erfundene Zeilen sähen aus wie gelesene und würden von niemandem mehr gegen den Beleg geprüft.

Eine leere Positionsliste heißt deshalb „nicht ausgelesen", nie „hat keine Positionen".

Ausgelesene Positionen werden schreibgeschützt angezeigt. Wären sie bearbeitbar, ließe sich später nicht mehr sagen, welche Zeile vom Beleg stammt und welche getippt ist.

Kosten buchen

Ein Beleg wird auf eine Kostenart und wahlweise auf ein Projekt gebucht. Aus Betriebskosten entsteht später die Nebenkostenabrechnung.

Zu finden unter Finanzen & Buchhaltung · Betriebskosten

Ausgehende Rechnungen

FoxKI erzeugt E-Rechnungen nach EN 16931 — das strukturierte Format, das § 14 UStG verlangt — und dazu ein PDF, in dem die Daten eingebettet sind (ZUGFeRD).

Beide Ausgangsdokumente werden abgelegt, nicht nur ausgeliefert: § 14b UStG verlangt die Aufbewahrung, und den strukturierten Teil im Originalformat. Beide tragen eine Löschsperre — sie lassen sich nicht wegklicken.

Der Rechnungssteller (Ihre Firmierung, Anschrift, Steuernummern) wird einmal unter Administration›Einstellungen gepflegt. Ein Portfolio stellt seine Rechnungen als eine juristische Person aus.

Fehlen Pflichtangaben, nennt FoxKI alle Lücken auf einmal statt eine pro Versuch.

Was FoxKI hier nicht tut

Keine Rechnung wird selbsttätig verschickt. Erzeugen und Versenden sind zwei Schritte.