Dokumente

Unter Dokumente & Kommunikation›Dokumente liegt die Ablage des Portfolios. Jedes Dokument hängt an etwas: an einem Objekt, einem Mietverhältnis, einem Ticket, einer Versammlung.

Zu finden unter Dokumente & Kommunikation · Dokumente

Versionen und Papierkorb

Laden Sie eine neue Fassung hoch, behält FoxKI die alte als Version. Der Versionsverlauf steht im Bearbeiten-Dialog des Dokuments.

Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb und lassen sich zurückholen. Ein Fehlklick vernichtet nichts.

Zu finden unter Objekte · ein Objekt öffnen · Reiter Dokumente & Medien

Aufbewahrungsfeste Dokumente

Zwei Arten lassen sich nicht löschen, auch nicht über den Papierkorb:

• Mietverträge
• Selbst ausgestellte Rechnungen — PDF und XML, § 14b UStG

Sie tragen eine Löschsperre über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

Was FoxKI hier nicht tut

FoxKI ist kein „revisionssicheres Archiv". Der Begriff ist ein Fachbegriff der GoBD, und er wird hier nicht beansprucht: Aufbewahrungsfest sind die beiden genannten Arten. Jedes andere Dokument ist löschbar.

Suchen

Über Titel, Dateiname und Beschreibung.

Was FoxKI hier nicht tut

Nicht über den Inhalt der Datei. Eine Texterkennung, die hochgeladene PDF durchsuchbar macht, gibt es nicht — die Rechnungserkennung liest Belege in Felder, nicht in einen Suchindex.

Benennen Sie Dokumente so, wie Sie sie später suchen werden.

Speicherplatz

Jeder Tarif hat ein zugesichertes Kontingent für Dokumente und Medien — Verträge, Abrechnungen, Fotos, erzeugte Schreiben. Die Anwendung zeigt den Stand; ist er erreicht, werden keine weiteren Dateien angenommen, die vorhandenen bleiben verfügbar.

Speicher lässt sich gigabyteweise zubuchen, und FoxKI bietet es dort an, wo es auffällt: beim Hochladen. Die Kontingente stehen unter Tarife.