Service & Instandhaltung
Tickets
Unter ServiceTickets läuft jeder Vorgang am Gebäude: Meldung, Triage, Beauftragung, Rechnung, Abschluss.
Ein Ticket kennt sein Objekt, wahlweise die betroffene Anlage, eine Priorität und einen Status. Der Status wird nie einfach geschrieben, sondern bewegt — jeder Übergang tut etwas:
| Von → nach | Was dabei passiert |
|---|---|
| Triage → In Bearbeitung | Der Handwerker wird beauftragt: PDF, Zugangslink für ihn, E-Mail. |
| Warten auf Rechnung → Geschlossen | Die Rechnung wird geprüft und auf die Kostenart des Objekts gebucht. |
Deshalb verlangt „In Bearbeitung" einen hinterlegten Handwerker und „Geschlossen" mit Rechnung einen Betrag. Ein Status, der einen Handwerker behauptet, dem niemand Bescheid gegeben hat, wäre eine Unwahrheit im System.
Eskalation
Ein Ticket, das zu lange liegt, meldet sich von selbst — an die Eigentümer des Portfolios, nicht an den Mieter. Die Fristen sind je Portfolio und je Priorität einstellbar; der Rückfall ist: Notfall 24 Stunden, Hoch 3 Tage, Normal 7 Tage, Niedrig 14 Tage.
Gemeldet wird einmal je Fenster, nicht stündlich erneut.
Mängelmeldung ohne Anmeldung
Jedes Objekt kann einen Aushang mit QR-Code erzeugen — fürs Treppenhaus. Wer ihn scannt, meldet einen Mangel, ohne ein Konto zu haben. Dasselbe leistet der Aufkleber an einer Anlage, nur mit vorgewählter Anlage.
Das Token lässt sich erneuern, wenn ein Aushang in falsche Hände gerät — dann sind allerdings auch alle geklebten Aufkleber entwertet.
Schäden und Versicherung
Ein Ticket vom Typ Schaden führt zusätzlich die Versicherungsseite: Vertragsbezug, Schadennummer, Regulierungsstatus, Meldedatum, gemeldete und regulierte Summe. Die Schadenmeldung entsteht aus einer Vorlage und liest die Police aus dem Versicherungsvertrag.
Einsatzplanung Profi-Rollen
Ein Board mit Spalten je Status. Karten lassen sich innerhalb einer Spalte sortieren, und die Reihenfolge bleibt — auch nach dem Neuladen.
Wird eine Karte nach Erledigt gezogen, setzt FoxKI das Abschlussdatum. Wandert sie wieder heraus, wird es geleert: der Einsatz ist dann nicht erledigt. Der Bericht bleibt — die Arbeit wurde geleistet.