Erste Schritte

Sie haben ein Konto angelegt und stehen vor einem leeren Portfolio. Diese Seite sagt, in welcher Reihenfolge Sie am schnellsten an den Punkt kommen, an dem FoxKI für Sie arbeitet.

Zu finden unter Dashboard

Die Testphase

30 Tage, in jedem Tarif. Der Restlauf steht in der Anwendung. Sie brauchen für den Test keine Zahlungsdaten.

Läuft die Testphase ab, ohne dass Sie einen Tarif buchen, gehen keine Daten verloren. Das Portfolio wird schreibgeschützt: alles bleibt sichtbar und exportierbar, nur nicht mehr änderbar. Sobald Sie buchen, arbeiten Sie weiter — an derselben Stelle.

Das Portfolio

Ein Portfolio ist Ihr Arbeitsbereich: Objekte, Kontakte, Belege, Benutzer. Wer mehrere Bestände getrennt hält — eigene Immobilien und die einer GbR etwa — legt mehrere an und wechselt oben in der Kopfzeile zwischen ihnen.

Die Trennung ist keine Anzeigesache: FoxKI setzt sie serverseitig durch. Aus einem Portfolio heraus sind die Daten eines anderen nicht erreichbar, auch nicht über eine Adresse.

Neben dem Namen steht in Klammern Ihre Rolle in diesem Portfolio — sie kann sich von Portfolio zu Portfolio unterscheiden.

Die Reihenfolge

Sie können alles von Hand anlegen. Schneller ist der Weg über Administration›Umstieg, der Sie durch die Schritte führt und je Schritt zählt, was schon da ist.

Die Reihenfolge ist nicht beliebig — Zähler und Verträge lösen ihr Objekt über die Objektnummer auf. Ohne die Objekte wird jede ihrer Zeilen zum Fehler:

1. Objekte und Einheiten. Das Gebäude, darunter die Wohnungen.
2. Kontakte. Eigentümer, Mieter, Handwerker, Dienstleister.
3. Zuordnungen. Wer zu welchem Haus gehört — und in welcher Rolle.
4. Zähler mit Zählernummer, Art und Anfangsstand.
5. Verträge rund ums Gebäude: Wartung, Versicherung, Energie.

Erst danach lohnen sich die laufenden Vorgänge: Mietverhältnisse, Belege, Tickets.

Was FoxKI hier nicht tut

Mietverhältnisse lassen sich nicht importieren — und damit auch keine Mieter, denn die Rolle Mieter hängt an der Mietphase und nicht am Objekt. Sie entstehen von Hand unter Vermietung›Mietverhältnisse.

Belege lassen sich nicht importieren. Eine Rechnung kommt als Dokument — E-Rechnung oder Scan; § 14b UStG verlangt die Datei, nicht eine Tabellenzeile.

Rechnen Sie also nicht mit „Umstieg in Minuten". Die Stammdaten bringen Sie mit, die laufende Verwaltung wächst von da an.

Die ersten drei Dinge, die sich lohnen

Tragen Sie die Wartungsintervalle ein. Heizung, Rauchmelder, Aufzug, Trinkwasser. Damit fängt das Checkheft an zu arbeiten — und die erste Frist meldet sich von selbst.

Tragen Sie die Zähler mit ihrer Eichfrist ein. Ein Zähler mit abgelaufener Eichung darf nicht zur Abrechnung verwendet werden (§ 33 MessEG). FoxKI meldet sich 90 Tage vorher, also rechtzeitig, um ein Gerät zu bestellen.

Laden Sie die Verträge hoch. Der Wartungsvertrag, die Gebäudeversicherung, der Energieliefervertrag. Damit haben Sie beim nächsten Schaden die Police zur Hand, statt sie zu suchen.

Weiter

• Die Oberfläche — wie die Seitenleiste aufgebaut ist.
• Daten übernehmen — was aus einer Tabelle kommen kann.
• Objekte — das Herzstück.