Daten übernehmen

Ihre Stammdaten bringen Sie mit, auch wenn die Spalten anders heißen. Fünf Bereiche lassen sich aus einer CSV-Datei übernehmen; die Zuordnung der Spalten machen Sie beim Import, und Sie sehen vorher, was entstehen wird.

Administration›Umstieg führt durch die Reihenfolge und zählt je Schritt, wie viel schon da ist.

Zu finden unter Administration · Umstieg

Was importierbar ist

Import	Was hineingehört
Objekte und Einheiten	Gebäude und die Wohnungen darunter, mit Objektnummer.
Kontakte	Personen und Firmen mit Anschrift und Erreichbarkeit.
Zuordnungen	Wer zu welchem Haus gehört — Eigentümer, Hausmeister, Handwerker.
Zähler	Zählernummer, Art, Messeinheit, Anfangsstand, Eichfrist.
Verträge	Wartung, Versicherung, Energie — mit Laufzeit und Partner.

Die Reihenfolge ist nicht beliebig

Zähler und Verträge nennen ihr Objekt über die Objektnummer. Ohne die Objekte wird jede ihrer Zeilen zum Fehler — und zwar zu Recht: ein Zähler unter dem falschen Haus nimmt seinen Verbrauch in dessen Nebenkostenabrechnung mit.

Deshalb: Objekte → Kontakte → Zuordnungen → Zähler → Verträge.

Wie ein Import abläuft

1. Datei wählen. Semikolon oder Komma, Umlaute in der Kodierung, die Excel schreibt — FoxKI kommt mit beidem zurecht.
2. Spalten zuordnen. FoxKI schlägt eine Zuordnung vor; Sie korrigieren sie.
3. Vorschau lesen. Sie sehen, wie viele Zeilen angelegt, wie viele aktualisiert und wie viele übersprungen werden — und warum.
4. Bestätigen. Erst dieser Schritt schreibt.

Die Vorschau schreibt nichts. Sie können sie so oft ansehen, wie Sie wollen.

Dubletten

Jede Zeile wird gegen den vorhandenen Bestand und gegen die Zeilen darüber in derselben Datei geprüft. Eine Datei, die einen Kontakt zweimal enthält, legt ihn einmal an.

Beim Aktualisieren gibt es Anker, die eine Datei nie überschreibt: das Objekt (nichts zieht um) und, am Zähler, Messeinheit und Anfangsstand — von beiden hängen die bereits erfassten Ablesungen ab.

Was schiefgehen kann — und was dann passiert

Eine unbrauchbare Zeile lässt die Datei nicht scheitern. Sie wird übersprungen und in der Vorschau benannt. Lieber 340 von 350 Zeilen als eine Fehlermeldung für alles.

Geraten wird nur da, wo ein Fehlgriff bloß unordentlich ist. Eine unbekannte Vertragsart wird „Sonstiges" — eine Ablage, kein Rechenwert. Eine unbekannte Zählerart bleibt dagegen leer und die Zeile sagt es, denn aus ihr folgt die Kostenart. Ein unbekanntes Zahlungsintervall bleibt leer, weil daraus die Jahreskosten gerechnet werden.

Was FoxKI hier nicht tut

Nicht importierbar: Mietverhältnisse. Und damit auch keine Mieter — die Rolle Mieter hängt an der Mietphase, nicht am Objekt. Mietverhältnisse legen Sie unter Vermietung›Mietverhältnisse an.

Nicht importierbar: Belege. Eine Rechnung kommt als Dokument, nicht als Tabellenzeile — § 14b UStG verlangt die Datei.

Kein Import aus einem anderen Programm per Knopfdruck. Es gibt keine Schnittstelle zu Wettbewerbsprodukten; Sie exportieren dort eine Tabelle und bringen sie hier herein.

Wieder heraus

Genauso wichtig wie das Hineinkommen. Unter Administration›Datenexport fordern Sie jederzeit selbst eine vollständige Kopie an: eine maschinenlesbare JSON-Datei und alle hinterlegten Dokumente im Originalformat, zusammen als Archiv.

Kein Supportfall, kein Formular, keine Wartezeit von Tagen. Mehr dazu unter Datenexport.